Externalisation de la prise de rendez-vous
Externaliser la prise de rendez-vous, c’est avant tout choisir la simplicité. Gestion d’agenda, disponibilité 24/7, confidentialité des données : déléguez pour réduire votre charge de travail.
Prise de rendez-vous
Externaliser la prise de rendez-vous, c’est avant tout choisir la simplicité. Gestion d’agenda, disponibilité 24/7, confidentialité des données : déléguez pour réduire votre charge de travail.
Chaque entreprise est unique. Pour cette raison, notre service de prise de rendez-vous est entièrement personnalisable. Que vous ayez besoin d’un simple système de réservation ou d’une gestion complexe des plannings, nous adaptons notre offre à vos exigences spécifiques.
Nos agents peuvent suivre des scripts personnalisés et répondre aux questions fréquentes, assurant une continuité parfaite avec votre image de marque. Et pour les questions récurrentes, nous avons mis en place des solutions d’intelligence artificielle générative pour les agents afin d’améliorer leur efficacité.
Gestion
d'agenda
Nous gérons les agendas de nos clients en prenant des rendez-vous pour eux, avec des rappels automatiques envoyés aux clients et aux équipes.
Personnalisation des scripts d'appel
Nous travaillons avec vous au quotidien pour créer des scripts d’appel personnalisés qui reflètent votre image de marque et vos besoins spécifiques.
Rapports et suivi
Avec notre service, vous avez accès à des rapports détaillés sur la gestion des rendez-vous. Vous pouvez suivre en temps réel le nombre de réservations, les créneaux les plus sollicités, et bien d’autres données utiles pour optimiser votre organisation.
Cette transparence vous permet de prévoir la saisonnalité des rendez-vous et d’ajuster vos ressources internes en fonction des besoins réels.
Sécurité et
confidentialité
Nous savons à quel point la sécurité des données est essentielle. C’est pourquoi nous mettons en place des protocoles stricts pour assurer la confidentialité et la protection de toutes les informations partagées.
Vos rendez-vous et données personnelles sont traités avec le plus grand soin, conformément aux réglementations en vigueur. C’est un de nos savoir-faire reconnu car depuis 2008, nous travaillons avec des entreprises du secteur médical pour qui la sécurité et la confidentialité des données de santé est cruciale.
Disponibilité 24/7
L’un des plus grands avantages de notre service est la disponibilité 24/7.
Vos clients et partenaires peuvent prendre rendez-vous à tout moment, même en dehors des heures de bureau.
Nous nous assurons que chaque demande est traitée avec le même soin, que ce soit à 2 heures du matin ou à 14 heures.
Cette flexibilité renforce la satisfaction de vos clients, qui apprécient de pouvoir réserver un créneau à leur convenance.
Nous pouvons vous proposer la prise de rendez-vous par Internet ou par téléphone via un Callbot qui prendra vos informations de la même façon.
Simplicité et
efficacité
Nos agents, formés et expérimentés, prennent en charge la planification de vos rendez-vous directement sur des agendas électroniques que nous mettons à votre disposition. Fini les doubles réservations, les oublis ou les malentendus.
Chaque rendez-vous est soigneusement noté et synchronisé avec vos calendriers existants, qu’il s’agisse de Google Calendar, Outlook ou tout autre logiciel que vous utilisez.
Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : votre cœur de métier.
Réduction de la
charge de travail
En externalisant la prise de rendez-vous, vous délestez votre équipe de cette tâche chronophage.
Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que le développement commercial, la gestion des projets ou le service client.
Vous gagnez en efficacité et en productivité, tout en réduisant le stress lié à la gestion des plannings.
Amélioration de la relation client
Un service de prise de rendez-vous bien géré améliore significativement la relation client.
Nos agents sont formés pour offrir un accueil courtois et professionnel, assurant une expérience positive dès le premier contact.
Vos clients se sentent valorisés et écoutés, ce qui renforce leur fidélité et leur engagement envers votre entreprise.
Les avantages de notre service de
prise de RDV externalisé
Externaliser la prise de rendez-vous sur des agendas électroniques avec notre société de permanence téléphonique vous offre de nombreux avantages. C’est une solution moderne et flexible qui libère votre équipe des tâches administratives et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Sécurité des données
Disponibilité 24 / 7
Suivi des RDV en temps réel
Accueil courtois et professionnel
Gestion d'agenda
Scripts d'appelpersonnalisés
Notre
démarche
Démarrage et formation
Avant de commencer tout contrat, nous travaillons ensemble sur un cahier des charges complet.
Ensuite, nous établissons un workflow pour garantir la compréhension mutuelle de vos besoins.
Nous fournissons une formation complète à nos équipes et programmons nos robots IA.
Mises à jour régulières
Des formations régulières sont dispensées.
Ces formations ont pour but de maintenir et améliorer les compétences de nos agents.
Cette démarche permet d’assurer une qualité de service constante.
Spécialisation sur les sujets spécifiques
Nous offrons des sessions de formation spécifiques aux produits ou services de vos entreprises.
Ces formations permettent à nos agents de répondre aux questions de manière précise et informée, renforçant ainsi la satisfaction de vos clients.
Parole de
client
En tant que chef d’entreprise, il est important pour moi de mettre en place un système de gestion efficace des planning et des rendez-vous de mon équipe sur le terrain.
C’est pourquoi j’ai mis en place un service de prise de rendez-vous sur des agendas électroniques, offert en mode externalisé par notre société de permanence téléphonique.
Mon choix s’explique par ma volonté de transformer notre gestion quotidienne et d’améliorer notre productivité par une meilleure organisation : rappels automatiques des rendez-vous pour éviter les no show, visibilité de mon chiffre d’affaires sur 12 mois.
Gérant d’entreprise de services ménagers pour les particuliers
Toujours à votre écoute
Nos équipes sont à toujours l’écoute pour vous conseiller et vous proposer le service qui convient à votre problématique et vos besoins : réception d’appels entrants, prise de messages, filtration des appels, transfert d’appels, appels d’urgence, agenda connecté, RDV sur internet, paiement en ligne, conciergerie…
Contactez-nous pour discuter de la mise en place de ce service dans votre entreprise.
